La qualité de l'expérience client dans le domaine du massage bien-être dépend non seulement des compétences du praticien, mais également d'une gestion efficace des rendez-vous. Les rendez-vous manqués et les annulations représentent des défis majeurs pour les professionnels de ce secteur, entraînant des conséquences financières, organisationnelles et relationnelles. Cette introduction explore l'impact de ces événements sur un cabinet de massage bien-être et propose des stratégies pratiques pour atténuer ces problématiques et optimiser la gestion quotidienne de l'établissement.

1. Confirmation préalable :

Envoyez des rappels de rendez-vous par SMS, e-mail ou appel téléphonique quelques jours avant la date prévue. Cela permet aux patients de confirmer ou d'annuler s'ils ne peuvent pas venir.

2. Politique d'annulation :

Établissez une politique d'annulation claire et communiquez-la à vos patients. Indiquez les délais d'annulation acceptables et les éventuelles pénalités. Cela incitera les patients à respecter les délais et à annuler à temps s'ils ne peuvent pas venir.

3. Confirmation à l'arrivée :

Lorsque le patient arrive au cabinet, demandez-lui de confirmer son rendez-vous. Cela peut se faire à la réception ou via un système d'enregistrement en ligne.

4. Système de rappels automatisés 

Utilisez des systèmes automatisés pour envoyer des rappels de rendez-vous. De nombreux logiciels de gestion de cabinet médical offrent cette fonctionnalité. Cela peut réduire les oublis involontaires.

5. Offrez des options de rappel flexibles :

Permettez aux patients de choisir leurs préférences en matière de rappels, que ce soit par SMS, e-mail, appel téléphonique ou une combinaison de ces méthodes.

6. Facilité d'annulation en ligne :

Offrez la possibilité d'annuler les rendez-vous en ligne. Cela donne aux patients un moyen pratique de gérer leurs rendez-vous sans avoir à appeler le cabinet.

7. Politique de confirmation à l'inscription :

Demandez aux patients de confirmer leur inscription en personne ou en ligne lors de leur première visite. Cela peut aider à établir l'importance de la communication bilatérale.

8. Maintenez une liste d'attente :

Si un patient annule à la dernière minute, avoir une liste d'attente peut vous aider à remplir rapidement ce créneau horaire avec un autre patient.

9. Tarifs d'annulation :

Si votre cabinet le permet, envisagez d'instaurer des frais d'annulation pour les rendez-vous manqués ou annulés tardivement. Assurez-vous que cela est clairement communiqué aux patients à l'avance.

10. Feedback sur les rendez-vous manqués :

Après un rendez-vous manqué, demandez aux patients la raison de leur absence. Cela peut vous aider à identifier des tendances ou des problèmes récurrents et à ajuster votre approche.

En mettant en œuvre ces conseils, vous pouvez minimiser les rendez-vous non annulés et annulés, améliorer la communication avec vos patients et optimiser la gestion de votre cabinet.

Avec respect et engagement envers l'excellence,

Roxane Fernandes

Fondatrice du centre de formation Massage bien-être

Be Relax Center et la chaîne Bien-être Click to Be Relax.